VCI CONSTITUTION

“Vehicle Crime Investigators” International Non-Profit Association, in short “VCI“.

CONSTITUTION AND BYLAWS

Unofficial translation of the Articles of association. In case of discrepancy between the official Dutch version and the unofficial English translation, the Dutch version will prevail

“TITLE I. – NAME – SEAT – PURPOSE – DURATION.

Article 1: Name.

The International Non-Profit Association bears the name “Vehicle Crime Investigators” International Non-Profit Association, in short “VCI“.

The Association is incorporated under Belgian law and falls within the scope of the Code of Companies and Associations, as amended.

The name of the Association can be changed provided that the forms, quorum and majority requirements applicable for the amendment of articles of association shall be respected.

The name of the Association shall not be used publicly by any member other than using the membership card for identification purposes.

Neither the officers nor the members of the Association may use the name of the Association to promote any product and/or service. The seal or logo of the Association shall not be used in any advertisement of any product or service without preliminary and written authorization of the governing body and, in that case, exclusively if completely subordinate and in close connection with the non-profit purpose of the Association.

Article 2: Seat.

The seat of the Association is located in Belgium in the Flemish District.

The seat of the Association can be changed inside the Dutch speaking territory or bi-lingual territory Brussels by decision of the governing body, or, elsewhere in the Belgian territory provided that the forms, quorum and majority requirements applicable for the amendment of the articles of association shall be respected.

The Association can establish branches or offices in Belgium and/or outside the Belgian borders.

Article 3: Object.

The Association does not have a profit purpose, neither for itself, nor for its members.

The object of the Association is:

– to promote to the largest extent the cooperation with all police – and judicial services, individuals, agencies, (international) associations, organizations that are engaged in the prevention, detection and suppression of vehicle theft and related crimes;

– to unite for mutual benefit of those public officials and private persons who are eligible for membership of the Association;

– to support the exchange of technical and other information, data and developments related to the prevention, detection and suppression of vehicle theft and related crimes with observance of the legal framework and respect of the professional secrecy;

– to encourage high practical professional standards among the members and other vehicle theft investigators and to continually strive to eliminate all factors which interfere with the administration of justice;

– to organize conferences and seminars for the members, information campaigns, studies and inquiries, etc. (non-restrictive).

The Association can undertake any action and legal procedure which is directly or indirectly related to the realization of its object.

Article 4: Duration.

The Association is incorporated for an indefinite period.

TITLE II. – The members.

Article 5: Membership.

The Association recognizes two sorts of members, namely active members and honorary members. Membership is only available in a personal name and accessible for all nationalities. A register of the active and honorary members is held at the seat of the Association. The active membership is linked with the payment of an annual membership contribution, which is determined by the governing body on a yearly basis and announced at the annual general meeting. The number of members is unlimited. The number of active members may not be less than two.

Article 6: The active members.

Any representative of a duly authorized law enforcement agency or judicial service, persons employed in a vehicle registration function or other official organizations for vehicle regulation, persons of any vehicle or insurance crime prevention panel or similar organizations, persons employed in the insurance industry or the industry of the vehicle renting industry, managers and executives of anti-fraud and anti-crime organizations, risk managers and persons rendering audit services, representatives of vehicle manufacturers and the vehicle industry, security services,  representatives of any company, national, European or international institutions, professional or other industry federations, academic or research institutions known or believed to be beneficial to the best interests and objectives of the and any person honorary dismissed from one of the foregoing target groups, providing that the person who possesses the aforementioned qualifications is aged eighteen(18) years or over.

Application for active membership shall be made in writing or by e-mail to the governing body of the Association. The application shall be accompanied with a recommendation by a current member. Candidate-members who do not dispose of a recommendation by a current member shall accompany their application by a motivation letter in which they explain why and how they will contribute to the general interests and objectives of the Association.

The final decision with respect to the accession as an active member shall be taken by the governing body at its sovereign discretion. Requests for memberships that are refused shall be notified in written form to the candidate active member.

Active members have the right to participate and vote at the general meeting. They can apply to become a member of the governing body and/ or other offices of the Association.

Article 7: The honorary membership.

The honorary membership is the membership for the term of five (5) years that can be conferred upon a member who has rendered distinctive service to the Association and its purposes. Nominations for honorary membership shall be made by the governing body at the annual general meeting and shall be approved by a majority vote of the members present at the general meeting.

Any honorary member shall have all the privileges of an active member but will be exempted from the annual membership contributions.

Article 8: Annual contribution.

All contributions shall be payable directly to the Association before the first of February each year. Failure to pay contributions within one month of the due date shall result in the suspension of the membership.

Article 9: Termination.

Membership in the Association shall be terminated by:

1. the right for any member to voluntary resign from the Association, by means of a written voluntary resignation notified to the governing body;
2. the decease of the member;
3. the fact that an active member is in arrears with its contributions or other obligations to the Association and after being reminded by the Association, the resignation is due automatically;
4. the vote by a majority of the present members of the governing body when, in its discretion, it determines that a member has exhibited conduct in breach with the objectives or qualifications of the Association or on the basis of a negative advice of the ethics committee of the Association that should not motivate such negative advice. The member against whom the exclusion procedure is engaged has the possibility to be heard by the governing body.

The governing body may also place on probation or suspend the membership of any member pursuant to a majority vote within the governing body. The resigning or excluded member neither can lay a claim on the assets of the Association, nor demand the reimbursement of the paid contributions and/or donations. The resigning or excluded member cannot require payment for supplied services. The same applies for the title holder of a deceased member.

A resigning or excluded member, or the title holder of a deceased member cannot demand access to the Association’s records, accounts, bookkeeping, register, etc. Neither can they affix seals or demand an inventory. Moreover, the resigning or excluded member has no legitimate interest to challenge the decisions of the offices of the Association.

Article 10: Access right.

At the seat, all the members can access the register of the members of the Association, as well as the minutes of the governing body and the general meeting and all the accounting documents of the Association.

Therefore, the member shall previously send a written request to the governing body, with mention of the records that the member wants to consult. A right of access to minutes of the governing body can be granted to the active members, unless the access to the minutes of the governing body would conflict with the interests of the Association or would be confidential. The refusal of access must not be motivated by the governing body.

The member shall not abuse the information to which he has access while exercising its right of access and it shall only use this information in the context of its rights as a member of the Association. Disclosing information, under any form, to a third party is prohibited. The right of access does not imply the right to make or obtain copy of the documents.

TITLE III – THE GENERAL MEETING.

Article 11: Competences.

The general meeting is composed by all the members of the Association (active- and honorary members), who each have one vote.

It shall be the exclusive competence of the general meeting to:

1. modify the articles of association;
2. nominate or dismiss the directors;
3. nominate or dismiss the statutory auditor, in case that they are present at the Association;
4. grant discharge to the directors and statutory auditors;
5. approve the budget and the annual accounts;
6. dissolve the Association;
7. appoint the liquidator(s).

Article 12:

A general meeting shall be held at least once a year. All the members have the right to participate to the annual general meeting and to vote on the points on the agenda. The members can be represented by another member of the Association. Each member can represent only one other member, provided that it has an express written power of attorney.

Article 13: Calling.

The general meeting shall be called by the governing body and the governing body is obliged to call the special or, as the case may be, the extraordinary general meeting in the case at least one/fifth of the members request to do so. Such request shall include the points of the agenda for which the Extraordinary general meeting is called for. The statutory auditor, in case such mandatary is appointed, can call the general meeting as well. He is obliged to do so in case at least one/fifth of the members request to do so.

The invitation to the meeting shall mention the agenda, the date, the location and the hour of the general meeting and shall be communicated through the website of the Association, by letter, e-mail or other written means. If all members are present, no evidence of the invitation is required.

Only the points of the agenda mentioned on the invitation shall be discussed, unless all members are present and a consensus is reached between the present members to treat the non-mentioned agenda point at the general meeting.

The call shall be done at least fifteen (15) days before the general meeting.

Article 14: Deliberation.

The general meeting is chaired by the president of the governing body. All members have an equal voting right.

Except for the cases foreseen by these articles of association, all the decisions will be taken by the simple majority of the present and represented members, without the requirement of a quorum of presence. The decisions of the general meeting shall be communicated to all the members; the communication occurs by letter, e-mail or announcement on the website of the Association.

Each member can also vote electronically or by letter, by means of a form drawn up by the governing body and that contains the following mentions: (i) identification of the member and (ii) for each decision to be taken by the general meeting the mention “yes”, “no” or “abstention”; the form must be returned to the seat of the Association at the latest three business days prior to the general meeting.

Each member may by any possible form of telecommunication or videography participate in the deliberation of the general meeting and vote, to organize meetings between different participants geographically separated from each other to allow them to communicate simultaneously.

The members may unanimously and in writing take decisions within the competence of the general meeting, except with respect to modifications of the articles of association.

Article 15: Minutes.

The decisions of the general meeting are registered in the register of the minutes and shall be signed by the president and a member of the governing body. The register is kept at the seat of the Association.

TITLE IV – THE GOVERNING BODY.

Article 16: Governing body.

The Association is administered by the governing body composed by at least three (3) and at most fifteen (15) directors.

The directors shall be elected by simple majority of the votes of the members present at the Annual general meeting. Their position is for an indefinite duration except resignation or dismissal. The directors can be re-elected for an unlimited number of times. The general meeting can terminate their mandate at any time.

Article 17: Applications and vacancies.

Applications for a position within the governing body must be sent by letter, fax or e-mail to the governing body within eight (8) days following the announcement of the date of the annual general meeting. Applications for vacancies will be only accepted if the candidates have been member of the Association for a minimum period of two (2) years.

Article 18: Competences.

The governing body is competent for all affairs of administrative nature and has the power to initiate and transact all acts useful for the accomplishment of the purposes of the Association, except those affairs that belong, by Law or by these articles of association, to the general meeting.

Furthermore, the governing body may, at its own responsibility, assign particular and clearly defined competences to one or more other persons or delegate the daily management of the Association to a body of daily management according to Title V of the articles of association.

Article 19: Deliberation.

The governing body shall validly deliberate if more than 50% of its members are present. Each member of the governing body has one vote. Votes by proxy are not allowed. The decisions of the governing body are taken by simple majority.

In case of a tie vote, the vote of the president shall be decisive.

The governing body is convened by the president and when half of the directors request to do so. The demand shall be addressed to the president.

The invitations shall be sent at least seven (7) days before the meeting of the governing body, except in case of emergency. The invitations shall mention the agenda, the date, the location and the hour of the meeting and shall be notifies by letter or e-mail. If all the directors are present, no evidence of the fulfilment of the calling obligations is required. Each meeting, one director shall be appointed as secretary to take the minutes.

Each member of the governing body may by any possible means of telecommunication or videography participate in the deliberation of the governing body and vote, to organize meetings between different persons who are geographically separated from each other to allow them to communicate simultaneously.

The decisions of the governing body may be taken by unanimous written consent of the directors.

The minutes of the governing body shall be signed by the president and the secretary and by all directors who wish to do so. The minutes shall be kept in the register of minutes, which shall be kept at the seat of the Association.

The meetings can take place in Belgium as well as in any other country.

Article 20: President, vice-president, managing director, treasurer.

The governing body shall elect among its members a president, and may elect among its members one or more vice-presidents, a managing director, a treasurer or other mandatary. The governing body can create commissions within the Association.

The commissions have a role of support and advise.

The president is competent for the supervision and co-ordination of all the activities of the Association and the chairmanship of the meetings of the general meeting and the governing body. The president shall supervise on the strict compliance of the responsibilities of the governing body and represent the Association on all kind of events. The president is elected for a fixed term of three years. The term is renewable once. In the absence of the president, the first vice president shall be the president and shall act as such. In the absence of the president and the first vice president, the second vice president shall be the president and shall act as such.

The governing body may appoint a managing director.

The managing director shall perform the duties entrusted by the governing body.

Article 21: Liability.

The directors have no personal liability with respect to the engagements of the Association. Their liability is limited to the accomplishment of their duties. The mandate of director is not remunerated.

TITLE V – DAILY MANAGEMENT.

Article 22: Composition.

The governing body may entrust its duties related to the daily management to a body of daily management.

Article 23: Appointment.

The daily managers will be appointed by simple majority of the votes present at the meeting of the governing body.

Article 24: Competences and duration.

The daily management can act in matters of daily management, including the fulfillment of all secretarial, legal and tax obligations of the Association vis-à-vis the various public authorities as well in matters of minor importance or urgent matters within the Association. Within the limits of this competence, the daily management can legally represent the Association, including in judicial matters.

The daily managers will be appointed for an indefinite period, except in case of dismissal or resignation. Daily managers can be re-elected. The mandate of daily manager is not remunerated.

Article 25: End of mandate

The mandate of daily manager ends automatically when the mandate of the daily manager within the governing body has ended.

Each daily manager can resign at any moment.

The resignation has the form of a written notice and is sent to the governing body.

The resigning daily manager does not have to observe a notice period.

A daily manager can be dismissed by the governing body at any time and with a simple majority of the votes.

TITLE VI – REPRESENTATION.

Article 26.

The Association is represented towards thirds, in justice or in deeds, including those deeds that require the intervention of a public servant or a notary represented by the president acting solely or by two directors acting jointly.

Within the limits of the daily management, the Association is also validly represented by a daily manager, or a managing director acting solely. Moreover, the Association is validly represented by special proxy holders, acting within the limits of their mandate.

Outside the Belgian territory, the Association is validly represented by each person designated to do so by the governing body.

TITLE VII – BUDGETS AND ACCOUNTS.

Article 27.

The financial year of the Association starts on the first of January and ends on December thirty first of each year. At the end of each financial year, the governing body shall close the accounts of the financial year and the inventory and the balance shall be made, as well as the budget for the next financial year. These shall be submitted for approval to the annual general meeting.

TITLE VIII – AMENDMENTS TO THE ARTICLES OF ASSOCIATION.

Article 28.

The general meeting can only deliberate decide when the amendments are explicitly mentioned in the invitation to the meeting.

An amendment can only be passed with a majority vote of two-thirds (2/3) of the members present or represented.

Article 29.

When an amendment is related to the object or the purposes of the Association, the decision will require a majority of four-fifths (4/5) of the votes of the members present or represented.

TITLE IX – DISSOLUTION AND LIQUIDATION.

Article 30 : Dissolution.

The Association can be dissolved by a decision of the general meeting according to Article 29 of the articles of association.

After its dissolution, the Association continues to exist until the closing of the liquidation, regardless if the dissolution is judicial or voluntary. In the event of a voluntary dissolution, one or more liquidators shall be appointed by the general meeting amongst the members of the governing body and in the absence of such decision by the general meeting, by the court. Their competences and the way of liquidation of the assets and liabilities shall be determined as well. The net assets of the accounts balance will be transferred to an association or institution that strives for the same or a similar non-profit purpose, after the decision of the general meeting.

Article 31.

All matters that are not governed in these articles of association shall be governed by the Code of Companies and Associations, as amended.”.

***

Original Dutch version

“TITEL I. – NAAM – ZETEL – DOEL – DUUR. 

Artikel 1: Naam.

De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk draagt de naam “Vehicle Crime Investigators” Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk, afgekort “VCI“. 

De Vereniging is opgericht naar Belgisch recht en valt onder het statuut van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. 

De naam van de Vereniging kan worden gewijzigd mits eerbiediging van de formaliteiten, quorum en meerderheidsvereisten die gelden voor een statutenwijziging.

De naam van de Vereniging zal door de leden alleen gebruikt worden met de lidmaatschapskaart voor identificatiedoeleinden. 

Noch de bestuursleden, noch de leden van de Vereniging zullen de naam van de Vereniging gebruiken om producten en/of diensten aan te bevelen. Het logo van de Vereniging zal nooit mogen aangewend worden voor welke vorm ook van publiciteit voor producten en/of diensten zonder voorafgaandelijke en geschreven toelating van het bestuursorgaan, en dan uitsluitend indien die volledig ondergeschikt zijn aan en in nauw verband staan met het belangeloos hoofddoel van de Vereniging. 

Artikel 2 : Zetel.

De zetel van de Vereniging is gevestigd in België en bevindt zich in het Vlaams Gewest. 

De zetel van de Vereniging kan worden gewijzigd binnen het Nederlandstalig gebied of het tweetalige taalgebied Brussel bij beslissing van het bestuursorgaan, of, elders binnen het Belgisch grondgebied mits eerbiediging van de formaliteiten, quorum en meerderheidsvereisten die gelden voor een statutenwijziging.

Het is de Vereniging toegestaan bijkantoren en centra van werkzaamheden op te richten in België en/of buiten de Belgische rijksgrenzen. 

Artikel 3 : Voorwerp.

De Vereniging heeft geen enkel winstoogmerk, noch voor haarzelf, noch voor haar leden. 

De Vereniging heeft als voorwerp:

• de samenwerking in de ruimste zin bevorderen met alle politie – en gerechtelijke diensten, personen, agentschappen, (internationale) verenigingen, organisaties die werken aan de preventie , de opsporing en bestrijding van autodiefstallen en aanverwante misdrijven;
• de confrontatie van de gemeenschappelijke belangen van de vertegenwoordigers van officiële instanties en privé-personen die in aanmerking komen voor het lidmaatschap tot de vereniging;
• de zorg voor de uitwisseling van technische en andere informatie, gegevens en ontwikkelingen inzake de preventie, opsporing en bestrijding van autodiefstallen en aanverwante misdrijven met de inachtneming van het wettelijk kader en de respectering van het beroepsgeheim;
• het te bevorderen van hoge praktische beroepsvaardigheden onder de leden en andere autodiefstalonderzoekers en de voortdurende strijd tegen alle factoren die indruisen tegen de toepassing van de rechtsregels;
• de organisatie van congressen en bijeenkomsten voor de leden, informatiecampagnes, studies en onderzoeken, enz ( niet limitatief)

De Vereniging kan alle handelingen en rechtshandelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met de verwezenlijking van haar voorwerp. 

Artikel 4 : Duur.

De Vereniging is opgericht voor onbepaalde duur.

TITEL II. – DE LEDEN.

Artikel 5 : Lidmaatschap. 

De Vereniging erkent twee soorten leden, met name actieve leden en ereleden. Lidmaatschap is alleen mogelijk op een persoonlijke naam en staat open voor alle nationaliteiten. Een register van de actieve – en ereleden wordt bijgehouden op de zetel van de Vereniging. Aan het actieve lidmaatschap is een jaarlijks lidgeld verbonden, dat jaarlijks wordt vastgesteld door het bestuursorgaan en kenbaar wordt gemaakt op de jaarlijkse algemene vergadering. Het aantal leden is onbeperkt. Het aantal actieve leden mag evenwel niet minder dan twee bedragen.

Artikel 6 : De actieve leden.

Elke vertegenwoordiger van gemachtigde politie- en gerechtelijke diensten, personen die instaan voor de registratie van voertuigen of andere officiële instanties voor voertuigencontrole, personen die zetelen in commissies ter voorkoming van voertuig- of verzekeringsfraude of gelijkaardige organisaties, personen die werkzaam zijn in de verzekeringssector of de sector van het verhuur van voertuigen, managers en bestuurders van anti-fraude en anti-misdaadorganisaties, risicomanagers en personen die auditdiensten verrichten, vertegenwoordigers van de voertuigenconstructeurs,  en de voertuigenindustrie en beveiligingsorganisaties, vertegenwoordigers van ondernemingen, nationale, Europese en internationale instellingen, beroeps- of andere sectorfederaties, academische of onderzoeksinstellingen, waarvan geweten is of aangenomen wordt dat hij/zij de algemene belangen en de doelstellingen van de Vereniging wil dienen en ieder persoon die eervol uit een van hiervoor vermelde doelgroepen is ontslagen kan een actief lid worden. Voorwaarde is dat de persoon die aan deze kwalificaties voldoet, achttien (18) jaar of ouder is. 

Kandidaturen voor lidmaatschap als actief lid zullen schriftelijk of per e-mail gericht worden aan het bestuursorgaan van de Vereniging. De aanvraag wordt vergezeld van een aanbeveling van een bestaand lid. Kandidaat-leden die niet over een aanbeveling van een bestaand lid beschikken, laten hun aanvraag vergezellen van een motivatiebrief waarin zij uiteenzetten waarom en hoe zij kunnen bijdragen aan het voorwerp van de Vereniging. De uiteindelijke beslissing omtrent de toetreding van een kandidaat actief lid komt toe aan het bestuursorgaan die over een soevereine appreciatiebevoegdheid beschikt. Geweigerde aanvragen voor lidmaatschap worden schriftelijk ter kennis van de kandidaat tot het actief lidmaatschap gebracht. 

Actieve leden hebben het recht deel te nemen aan de algemene vergadering met stemrecht. Zij kunnen zich kandidaat stellen om lid te worden van het bestuursorgaan en/ of andere organen van de Vereniging. 

Artikel 7 : Het erelidmaatschap.

Het erelidmaatschap is het lidmaatschap voor de duurtijd van 5 jaren van een lid dat zich jegens de Vereniging en haar doelstellingen op een bijzondere manier heeft onderscheiden. Kandidaturen voor het erelidmaatschap zullen voorgedragen worden door het bestuursorgaan op de jaarlijkse algemene vergadering en worden goedgekeurd bij meerderheid van stemmen door de aanwezige leden op de algemene vergadering.

De ereleden zullen dezelfde voorrechten genieten als actieve leden, doch worden vrijgesteld van de verplichting tot het betalen van jaarlijkse bijdragen.

Artikel 8 : Jaarlijkse Contributie.

Alle bijdragen zullen vóór één februari van elk jaar rechtstreeks aan de Vereniging worden overgemaakt. Bij gebreke aan betaling van de bijdrage wordt het lidmaatschap na één maand automatisch geschorst. 

Artikel 9 : Beëindiging.

Een lidmaatschap binnen de Vereniging eindigt ingevolge: 

• het recht van elk lid vrijwillig uit te treden uit de Vereniging, door middel van een vrijwillige opzeg, welke schriftelijk wordt overgemaakt aan het bestuursorgaan; 
• het overlijden van het lid;
• het niet betalen van het actieve lid van de door hem/haar verschuldigde bijdrage of het verzuimen van andere verplichtingen aan de Vereniging en nadat Vereniging het betrokken lid hierop gewezen heeft, wordt geacht van rechtswege ontslag te nemen; 
• de stemming door een meerderheid van de aanwezige leden van het bestuursorgaan, op grond van het oordeel dat een lid gedrag vertoond heeft dat in strijd is met de doelstellingen en vereisten van de Vereniging of op grond van een negatief advies van het ethisch comité van de Vereniging dat  zulk negatief advies niet moet motiveren.

. Het lidmaatschap van elk lid kan door het bestuursorgaan voorwaardelijk gemaakt of geschorst worden, maar dan alleen na stemming met een meerderheid door het bestuursorgaan. Het lid dat ontslag neemt of wordt uitgesloten, heeft geen aanspraak op enige activa van de Vereniging, en kan geen teruggave vorderen van de betaalde bijdragen, inbrengen en/of schenkingen. Evenmin kan het ontslagnemend of uitgesloten lid vergoeding eisen voor de geleverde prestaties. Hetzelfde geldt ten aanzien van de rechthebbende van een overleden lid.

Een ontslagnemend of uitgesloten lid, of de rechthebbenden van een overleden lid, kunnen geen inzage vorderen van de verenigingsakten, rekeningen, boekhouding, register enzovoort, noch kunnen zij zegels laten leggen of een boedelbeschrijving vorderen. Bovendien heeft het ontslagnemend of uitgesloten lid geen belang om de beslissingen van de organen van de Vereniging aan te vechten.

Artikel 10 : Inzagerecht.

Alle leden kunnen op de zetel het register van de leden van de Vereniging raadplegen, alsmede de notulen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering en alle boekhoudkundige stukken van de Vereniging.

Hiervoor dient het lid voorafgaandelijk een schriftelijk verzoek richten aan het bestuursorgaan, met opgave van de stukken welke het lid wenst te raadplegen. Een inzagerecht van de notulen van het bestuursorgaan kan worden verleend aan de leden, tenzij de inzage van de notulen van het bestuursorgaan indruisen tegen de belangen van de Vereniging of confidentieel zijn. De weigering tot inzage dient niet te worden gemotiveerd door het bestuursorgaan. 

Het lid mag informatie die hij/zij inziet tijdens de uitoefening van het inzagerecht niet misbruiken en kan die informatie enkel gebruiken in het kader van de uitoefening van zijn rechten als lid van de Vereniging. Informatie meedelen, op welke wijze dan ook, aan derden is verboden. Het inzagerecht houdt niet het recht in om kopie van de stukken te maken of te verkrijgen.

TITEL III – DE ALGEMENE VERGADERING.

Artikel 11 : Bevoegdheden. 

De algemene vergadering is samengesteld uit alle leden van de Vereniging (actieve – en ereleden), welke elk over een stem beschikken.

Tot de uitsluitende bevoegdheid van de algemene vergadering, behoort: 

• de wijziging van statuten;
• de benoeming en de afzetting van de bestuurders;
• de benoeming en afzetting van de commissarissen, in geval die laatste in de Vereniging aanwezig zijn;
• de kwijting aan de bestuurders en commissarissen;
• de goedkeuring van de begroting en de jaarrekeningen;
• de ontbinding van de Vereniging;
• de aanstelling van de vereffenaar(s).

Artikel 12 : 

Minstens éénmaal per jaar zal een algemene vergadering van de leden worden gehouden. Alle leden hebben het recht de jaarlijkse algemene vergadering bij te wonen en te stemmen over de agendapunten. De leden kunnen zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid van de Vereniging. Ieder lid kan slechts één enkel ander lid vertegenwoordigen, mits een uitdrukkelijke geschreven volmacht. 

Artikel 13 : Oproeping. 

De algemene vergadering zal worden opgeroepen door het bestuursorgaan en het bestuursorgaan is verplicht al naargelang het geval een bijzondere of  buitengewone algemene vergadering op te roepen in het geval ten minste één/vijfde van de leden hierom verzoekt. Dit verzoek omvat eveneens de agendapunten waarvoor een bijzondere of buitengewone algemene vergadering wordt bijeengeroepen. De commissaris, zo deze is benoemd, kan de algemene vergadering eveneens bijeenroepen. Hij is daartoe gehouden indien minstens één/vijfde van de leden hem daarom verzoekt.

De oproeping bevat de agenda, de datum, de plaats en het uur van de algemene vergadering en wordt ter kennis gebracht via de website van de Vereniging, per brief, e-mail of op een andere schriftelijke wijze. Wanneer alle leden aanwezig zijn, moet geen bewijs geleverd worden van een voorafgaande oproeping. 

Enkel de agendapunten opgenomen in de oproeping kunnen worden behandeld, tenzij alle leden aanwezig zijn en er een consensus is om een niet vermeld agendapunt op de algemene vergadering te behandelen.

De oproeping geschiedt uiterlijk vijftien (15) dagen voor de algemene vergadering. 

Artikel 14 : Beraadslaging.

De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan. Alle leden hebben een gelijk stemrecht. 

Behalve in uitzonderingsgevallen die in deze statuten voorzien zijn, worden de beslissingen genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde leden, zonder dat een aanwezigheidsquorum is vereist. De beslissingen van de algemene vergadering worden ter kennis gebracht van alle leden, de kennisgeving geschiedt per post, per e-mail of door vermelding op de website van de Vereniging. 

Ieder lid kan eveneens per brief of langs elektronische weg stemmen door middel van een formulier opgesteld door het bestuursorgaan, dat de volgende vermeldingen inhoudt: (i) identificatie van het lid en (ii) voor elke beslissing die overeenkomstig de agenda door de algemene vergadering moet genomen worden de melding “ja”, “neen” of “onthouding”; het formulier wordt verzonden aan de Vereniging en moet ten laatste drie werkdagen vóór de vergadering op de zetel toekomen.

Ieder lid mag middels elke mogelijke wijze van telecommunicatie of videografie deelnemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering en stemmen, teneinde vergaderingen te organiseren tussen verschillende deelnemers die geografisch van elkaar verwijderd zijn, om hen in staat te stellen gelijktijdig te kunnen communiceren.

De leden kunnen eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. 

Artikel 15 : Notulen.

De beslissingen van de algemene vergadering worden ingeschreven in het register der notulen en worden ondertekend door de voorzitter en een bestuurslid. Dit register wordt bewaard op de zetel van de Vereniging.

TITEL IV – HET BESTUUR.

Artikel 16 : Bestuursorgaan.

De Vereniging wordt bestuurd door het bestuursorgaan samengesteld uit ten minste drie (3) en ten hoogste vijftien (15) bestuurders. 

De bestuurders zullen verkozen worden bij eenvoudige meerderheid van stemmen van de aanwezige leden tijdens de jaarlijkse algemene vergadering. Hun mandaat geldt voor een onbepaalde duur, behoudens ontslag of herroeping. Bestuurders zijn onbeperkt herkiesbaar. De algemene vergadering kan te allen tijde een einde stellen aan hun mandaat.

Artikel 17 : Kandidaturen en vacaties.

Kandidaturen voor een mandaat binnen het bestuursorgaan moeten per brief, fax of e-mail gericht worden aan het bestuursorgaan binnen de acht (8) dagen na de bekendmaking van de datum van de jaarlijkse algemene vergadering. Kandidaturen voor verkiesbare zetels zullen enkel weerhouden worden wanneer ze uitgaan van kandidaten die minimum twee (2) jaar lid zijn van de Vereniging. 

Artikel 18 : Bevoegdheden.

Het bestuursorgaan is bevoegd voor alle aangelegenheden van bestuurlijke aard en kan alle rechtshandelingen stellen en daden verrichten die hij nuttig acht voor de verwezenlijking van het doel van de Vereniging, met uitzondering van de bevoegdheden die krachtens de wet of deze statuten tot de algemene vergadering behoren. 

Het bestuursorgaan mag bovendien op zijn verantwoordelijkheid speciale welomschreven bevoegdheden toevertrouwen aan één of meerdere andere personen alsook de bevoegdheid tot het dagelijks bestuur opdragen aan een orgaan van dagelijks bestuur overeenkomstig titel V van de statuten. 

Artikel 19 : Beraadslaging.

Het bestuursorgaan zal geldig kunnen beraadslagen indien een aanwezigheidsquorum voorhanden is van meer dan de helft (50%). Elk lid van het bestuursorgaan beschikt over één stem. Er worden geen stemmen bij volmacht toegelaten. De beslissingen van het bestuursorgaan worden genomen bij eenvoudige meerderheid. 

Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 

Het bestuursorgaan wordt bijeengeroepen door de voorzitter en indien de helft van de bestuurders hierom verzoeken. Hun verzoek wordt gericht aan de voorzitter.

De oproepingen worden minstens zeven (7) dagen voor de vergadering van het bestuursorgaan verstuurd, behalve in geval van hoogdringendheid. De oproepingen bevatten de agenda, de datum, de plaats en het uur van de vergadering en worden gedaan per brief of e-mail. Wanneer alle bestuurders aanwezig zijn, moet geen bewijs geleverd worden van een voorafgaande oproeping. Bij elke vergadering wordt een bestuurder als secretaris belast met het nemen van de notulen. 

Ieder lid van het bestuursorgaan mag middels elke mogelijke wijze van telecommunicatie of videografie deelnemen aan de beraadslagingen van het bestuursorgaan en stemmen, teneinde vergaderingen te organiseren tussen verschillende deelnemers die geografisch van elkaar verwijderd zijn, om hen in staat te stellen gelijktijdig te kunnen communiceren.

De besluiten van het bestuursorgaan kunnen worden genomen bij eenparig schriftelijk akkoord van de bestuurders.

De notulen van het bestuursorgaan worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend, alsook door de bestuurders die dit wensen. De notulen worden bewaard in het notulenregister, welk register wordt bijgehouden op de zetel van de Vereniging. 

De vergaderingen kunnen zowel in België, als in een ander land gehouden worden.

Artikel 20 : Voorzitter, vice-voorzitter, gedelegeerd bestuurder, penningmeester. 

Het bestuursorgaan kiest uit zijn leden een voorzitter en kan uit zijn leden één of meer vice-voorzitters, een gedelegeerd bestuurder, een penningmeester of een andere mandataris benoemen. Het bestuursorgaan kan commissies in het leven roepen binnen de Vereniging.

De in het leven geroepen commissies hebben een ondersteunende en adviserende rol.

De voorzitter is bevoegd met het toezien op en het coördineren van alle activiteiten van de Vereniging en het voorzitterschap waarnemen bij de vergaderingen van de algemene vergadering en van het bestuursorgaan. De voorzitter zal toezien op de nauwgezette invulling van de verantwoordelijkheden van het bestuursorgaan en zal de Vereniging vertegenwoordigen op allerlei aangelegenheden. De voorzitter wordt verkozen voor een vaste termijn van drie jaar. Deze termijn is éénmaal hernieuwbaar. In afwezigheid van de voorzitter zal de eerste vice-voorzitter als voorzitter optreden. In afwezigheid van de voorzitter en van de eerste vice-voorzitter zal de tweede vice-voorzitter de taak van de voorzitter waarnemen en in die hoedanigheid handelen.

Het bestuursorgaan kan een gedelegeerd bestuurder benoemen. 

De gedelegeerd bestuurder zal de opdrachten vervullen die hem opgedragen worden door het bestuursorgaan.

Artikel 21 : Aansprakelijkheid.

Door de bestuurders worden geen persoonlijke verplichtingen aangegaan betreffende de verbintenissen van de Vereniging. Hun aansprakelijkheid is beperkt tot de vervulling van de hun gegeven opdracht. Het mandaat van bestuurder is onbezoldigd.

TITEL V – DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 22 : Samenstelling

Het bestuursorgaan kan de taken in verband met het dagelijks bestuur overgedragen aan een dagelijks bestuur.

Artikel 23 : Benoeming

De dagelijks bestuurders worden benoemd bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen binnen het bestuursorgaan. 

Artikel 24 : Bevoegdheden en duur

Het dagelijks bestuur kan de dagdagelijkse handelingen, daaronder begrepen het vervullen van alle administratieve, wettelijke en fiscale verplichtingen van de Vereniging ten opzichte van de diverse overheidsdiensten, de handelingen van minder belang en de dringende handelingen binnen de Vereniging stellen. Binnen deze bevoegdheid kan het dagelijks bestuur de Vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigen. 

De dagelijks bestuurders worden benoemd voor onbepaalde duur, behoudens ontslag of herroeping. Dagelijks bestuurders zijn herkiesbaar. Het mandaat van dagelijks bestuurder is onbezoldigd. 

Artikel 25 : Einde mandaat

Indien het bestuurdersmandaat van de dagelijks bestuurder ten einde is gekomen, eindigt het mandaat van dagelijks bestuurder van rechtswege. 

Elke dagelijks bestuurder kan op elk moment ontslag nemen. 

Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt overgemaakt aan het bestuursorgaan. 

De dagelijks bestuurder die ontslag neemt moet geen opzegtermijn in acht nemen. 

Een dagelijks bestuurder kan op elk moment afgezet worden door het bestuursorgaan met een gewone meerderheid.

TITEL VI – VERTEGENWOORDIGING

Artikel 26.

De Vereniging wordt ten overstaan van derden, voor het gerecht en in de akten, met inbegrip van deze waarvoor de tussenkomst van een openbaar ambtenaar of een notaris vereist is, geldig vertegenwoordigd door de Voorzitter alleen handelend of twee bestuurders samen optredend.

Binnen het kader van het dagelijks bestuur, is de Vereniging tevens geldig vertegenwoordigd door een dagelijks bestuurder of een gedelegeerd bestuurder, alleen handelend. De Vereniging is bovendien, binnen het kader van hun mandaat, geldig verbonden door bijzondere gevolmachtigden.

Bovendien kan de Vereniging in het buitenland vertegenwoordigd worden door iedere persoon uitdrukkelijk daartoe aangesteld door het bestuursorgaan.

TITEL VII – BEGROTINGEN en REKENINGEN.

Artikel 27.

Het boekjaar van de Vereniging loopt van één januari en wordt afgesloten op éénendertig december van ieder jaar. Bij het einde van elk boekjaar worden door het bestuursorgaan de rekeningen van het verlopen jaar afgesloten, en worden de inventaris en de balans opgemaakt, alsmede de begroting voor het volgend jaar. Deze worden aan de goedkeuring van de algemene vergadering onderworpen. 

Het jaarlijks budget en de aanwending hiervan zal goedgekeurd worden door de leden op de jaarlijkse algemene vergadering.

TITEL VIII – STATUTENWIJZIGINGEN.

Artikel 28. 

Over een statutenwijziging kan de algemene vergadering alleen op een geldige wijze beraadslagen en besluiten wanneer de wijzigingen uitdrukkelijk vermeld zijn in de oproeping.

Een wijziging kan alleen worden genomen met een meerderheid van twee/derde (2/3) van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.

Artikel 29. 

Wanneer de wijziging betrekking heeft op het doel of op de doeleinden van de Vereniging, vereist die beslissing een meerderheid van vier/vijfde (4/5) van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.

TITEL IX – ONTBINDING en VEREFFENING.

Artikel 30 : De ontbinding. 

De Vereniging kan worden ontbonden door een beslissing van de algemene vergadering overeenkomstig artikel 29 van de statuten. 

De Vereniging blijft na zijn ontbinding, ongeacht een gerechtelijke dan een vrijwillige ontbinding, voortbestaan voor zijn vereffening tot aan de sluiting ervan. In geval van een vrijwillige ontbinding wordt door de algemene vergadering, en bij gebreke daarvan door de rechtbank, één of meer vereffenaar (s) uit het bestuursorgaan aangesteld, hun bevoegdheid bepaald en de wijze van vereffening der schulden en van de tegeldemaking der goederen vastgesteld. Het netto-actief van de vermogensbalans zal worden overgemaakt aan een vereniging of instelling die hetzelfde of een gelijkaardig belangeloos doel nastreeft, na een besluit van de algemene vergadering.

Artikel 31.

Voor alles wat in bovenstaande statuten niet voorzien is, wordt er gehandeld in overeenstemming met het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, zoals gewijzigd.”.